TBT-06: Controlul Documentelor și Gestionarea Înregistrărilor¶

Referință: TBT-06 | Data Problemei: 14/03/2026 | Data Revizuirii: Sep 2026 Standarde Aplicabile: ISO 9001 Cl. 7.5 | ISO 14001 Cl. 7.5 | ISO 45001 Cl. 7.5 Documente Conexe: HPROC10, HSQEMS01, HSQEMS02

Tot Personalul

Această discuție asupra instrumentelor se aplică tuturor la CRGI Solutions. Înțelegerea controlului documentelor este esențială—asigură că urmez cu toții procesele corecte, mențin dovezi de audit și îndeplinesc cerințele legale.

De Ce Contează Controlul Documentelor¶

Controlul eficient al documentelor ține organizația noastră aliniată. Când documentele nu sunt gestionare corespunzător, oamenii lucrează cu proceduri învechite, conformitatea se prăbușește și nu putem dovedi ce am făcut când auditorii intreabă. Controlul documentelor înseamnă o singură sursă de adevăr, responsabilitate clară și încredere că utilizezi versiunea corectă.

Structura Documentelor la CRGI¶

Toate documentele controlate respectă o convenție de numire:

HSQEMS## — Manuale de sistem de management al sănătății, securității, calității, mediului și gestionării
HPOL## — Politici (intenția și angajamentul conducerii)
HPROC## — Proceduri (procese pas cu pas)
HFORM## — Formulare și șabloane (ceea ce completezi)
HREG## — Registre și înregistrări (dovezi de conformitate)
TA/TBT — Materiale de formare

Site-ul HSQEMS: Singura Sursă de Adevăr¶

Site-ul HSQEMS la hsqems.crgi.uk este singura ta sursă de adevăr pentru toate documentele controlate. Fiecare versiune aprobată și actuală se află aici. Nu te baza niciodată pe copii descărcate, atașamente de email sau versiuni tipărite ca referință—accesează întotdeauna site-ul.

Controlul Versiunilor și Identificarea Documentelor Actuale¶

Fiecare document conține: - Numărul versiunii — urmărește de câte ori a fost actualizat - Data problemei — când a devenit oficială această versiune - Data revizuirii — când este datorată pentru o reîmprospătare

Antetul documentului arată toate trei. Dacă datele au trecut, acea versiune poate fi înlocuită. Verifică întotdeauna site-ul HSQEMS pentru cea mai recentă.

Ce Înseamnă „Document Controlat"¶

Un document controlat este: - Publicat doar după aprobare formală - Urmărit și versionate - Actualizat doar printr-un proces de revizuire documentat - Accesibil pentru toți cei care au nevoie de el

Aceasta previne versiunile neautorizate și asigură consistență.

Responsabilitățile Tale¶

Ca membru al echipei CRGI, trebuie să:

Utilizezi versiunile actuale — consultă întotdeauna site-ul HSQEMS, nu fișierele locale
Nu crea copii neoficiale — salvează documentele local doar pentru lucrul imediat, nu ca sursă de referință
Raportează lacune sau erori — dacă o procedură este neclară sau o formă este învechită, spune-i Managerului Operațional
Completează formularele după instrucțiuni — utilizează doar șabloanele aprobate HFORM##
Urmează procedurile — documentele HPROC explică cum lucrăm; urmează-le

Documente vs. Înregistrări¶

Documentele te spun ce să faci (proceduri, politici, formulare)
Înregistrările dovedesc că ai făcut-o (formulare completate, rezultate de teste, note de inspecție)

Ambele sunt importante. Documentele te ghidează; înregistrările demonstrează conformitate.

Retenția Înregistrărilor¶

CRGI reține înregistrări pentru perioade minime necesare de legea, contractul sau sistemul nostru de calitate. Unele înregistrări rămân pe termen nelimitat; altele le arhivăm sau distrugem după perioade stabilite. Verifică procedura relevantă pentru cronogramele de retenție.

Ce NU Trebuie Să Faci¶

Nu salva o copie locală a unei politici și uita să o actualizezi
Nu utiliza un șablon de formă vechi din anul trecut
Nu crea propriile tale formulare sau liste de verificare neoficiale
Nu modifica un document controlat fără a trece prin procesul de aprobare
Nu trimite documente controlate prin email ca „versiuni de înregistrare"

Ceva în neregulă? Raportează-l¶

Dacă observi o eroare, confuzie sau lacună într-un document controlat—contactează Sean Ashton, Managerul Operațional. El coordonează revizuirile și actualizările. Feedback-ul tău îmbunătățește sistemul nostru.

Concluzii Cheie¶

O singură sursă: Utilizează întotdeauna site-ul HSQEMS (hsqems.crgi.uk) pentru documentele actuale
Versiunea contează: Verifică datele problemei și revizuirii; documentele învechite nu sunt autoritare
Utilizează șabloane oficiale: Completează formulare doar cu versiunile actuale HFORM##
Înregistrările sunt dovezi: Formularele completate, jurnalele și registrele documentează conformitate
Raportează problemele: Spune Managerului Operațional dacă ceva trebuie actualizat
Nu improviza: Urmează procedurile și utilizează documente aprobate—consistența ne protejează pe toți

Departamentul HSQE al CRGI Solutions | HSQEMS v2.0 | Clasificare: Informații CRGI